jul
10
2012

Três passos para reduzir custos da TI

Imagine administrar uma empresa em que o gestor conhece todos os custos da matéria-prima usada na fabricação de seus produtos. Porém, ele não sabe como para garantir a satisfação dos clientes nem quando precisa renovar o de material para produção de seus itens. Essa situação acontece com a maioria dos departamentos de TI, que estimam seus orçamentos sem dados precisos sobre o consumo de seus serviços.

Compreender a diferença entre os custos dos negócios e das despesas para aumentar a infraestrutua ou mudar operações é crucial, afirmam especialistas. Eles dizem que é importante estimar o orçamento de TI de corretamente.

A recomendação deles é que a TI calcule seus gastos com base nos custos por unidade de negócios. Para isso, os CIOs devem olhar para o orçamento como uma estratégia de negócios.  Para ajudá-los nesse processo, especialistas listaram três passos básicos. Veja a seguir:

1: Traduza os recursos de TI em serviços
Como qualquer negócio, a TI deve definir o que faz em termos de produtos e serviços para efetuar as  entregas aos seus clientes e realizar acompanhamento de pedidos de cada usuário.

Depois faça um mapeamento de tudo o que é fornecido. Em seguida desenvolva um catálogo dos serviços da TI, como fazem a maioria das indústrias de produtos em geral.

O catálogo de serviços  é um instrumento essencial para a comunicação e coordenação entre a TI e seus clientes. Ele desempenha desempenha um papel-chave para definição de custos com transparência.

Determine os direitos de aquisição da carteira de oferta e estabeleça critérios paa negociações do nível de serviço (SLA) de acordo com as áreas negócio. Passe a gerenciar as entregas e verifique se os prazos prometidos estão sendo cumpridos.

O catálogo de  serviços ajuda na tomada de decisão porque dá aos executivos a oporrtunidade de ver o portfólio de produtos da TI como um negócios relevante.

2: Desenvolva modelos de custos
Juntamente com a criação do catálogo desenvolva um modelo de custo para cada serviço. Determine os valores que os usuários terão de pagar, mostrando os custos para toda a organização com total transparência.

Crie valores para todos os recursos, o que nem sempre pode ser tarefa fácil. Alguns serviços envolverá a coleta de custos de vários componentes. Por exemplo: o  custo do e-mail inclui hardware, software, instalações, manutenção e possivelmente gastos com serviços externos. Alguns vão envolver custos  diretos e outros indiretas.

3 – Fature os gastos dos clientes
O passo final é a transparência no faturamento dos gastos por cliente de acordo com o que consumiram dos recursos de TI. A cobrança permite que eles avaliem o seu consumo conforme os negócios e tomem decisões inteligentes sobre sua demanda.

Mensalmente, os gestores de cada centro de custo deve receber faturas detalhadas sobre o consumo dos recuros de TI. Esta informação é importante para comparar se os valores orçados para os serviços estão conforme a demanda.

Juntos, o catálogo de serviços e as faturas tornam-se componentes extremamente valiosos para a gestão da TI. Combinados, permitem que executivos e gerentes discutam detalhadamente o relacionamento do departamento com seus clientes e as necessidades dos serviços da área.

Com essas práticas,  espescialistas afirmam que os CIOS ganham mais capacidade para traçar rapidamente estratégias para entrega de TI, considerando a área como um negócio. Eles passarão a calcular o orçamento do departamento não apenas baseados nas despesas do passado, mas em cima de demandas reais, que permitem projetar o futuro de maneira mais racional.